Mae'r polisi preifatrwydd hwn yn disgrifio sut a pham y mae'r Senedd yn defnyddio data personol, ac yn disgrifio'ch hawliau mewn perthynas â'ch data personol.
Diweddariadau i'r polisi hwn
Yng ngoleuni'r newidiadau i'r gyfraith diogelu data yn ddiweddar, byddwn yn diweddaru'r dudalen hon dros y misoedd nesaf. Dewch yn ôl yma i weld a oes diweddariadau. Fodd bynnag, ni fyddwn yn defnyddio unrhyw ddata personol mewn modd sy'n anghyson â'r dibenion gwreiddiol y cafwyd ef ar eu cyfer, heb eich hysbysu yn gyntaf.
Rheolydd data
Comisiwn Senedd Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer yr holl ddata personol y mae'n ei gadw. Bydd data personol yn cael ei ddefnyddio yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data. Mae hyn yn cynnwys Deddf Diogelu Data y DU 2018 a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ('GDPR').
Dylech nodi mai â'r defnydd o ddata personol gan y Senedd fel rheolydd data yn unig y mae a wnelo'r polisi hwn. Mae Aelodau o'r Senedd yn rheolyddion data yn eu hawl eu hunain, ac maen nhw'n gyfrifol am y data personol sy'n cael ei ddal a'i ddefnyddio gan eu swyddfeydd.
Swyddog Diogelu Data
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y Senedd drwy anfon e-bost at diogelu.data@senedd.cymru
Pa ddata personol y mae'r Senedd yn ei ddefnyddio?
Mae'r Senedd yn defnyddio data personol i gyflawni swyddogaethau a gweithgareddau'r Senedd. Mae'r rhain yn cynnwys: cynrychioli ac ymgysylltu â phobl Cymru, gwneud cyfreithiau i Gymru, addysg ac allgymorth, gwybodaeth a chadw cofnodion, gweinyddiaeth y Senedd, darparu cefnogaeth i Aelodau o'r Senedd a'u staff, cyflogi staff, ac atal troseddu.
Bydd hysbysiadau preifatrwydd llawn ar gyfer nifer o'n gweithgareddau gwahanol yn cael eu darparu mewn hysbysiadau preifatrwydd penodol, ar wahân, ond, yn gryno, y prif fathau o ddata personol y mae'r Senedd yn eu defnyddio yw:
- Cyflwyniadau tystiolaeth y rhai sy'n dewis cyflwyno i un o Bwyllgorau'r Senedd ac i ymchwiliadau ac ymgynghoriadau eraill gan y Senedd. Bydd hyn yn cynnwys eich manylion cyswllt, eich galwedigaeth a'ch man gwaith weithiau, ac unrhyw farn a fynegir gennych. Fel rheol cyhoeddir cyflwyniadau tystiolaeth ar ein gwefan. Weithiau mae tystion hefyd yn darparu tystiolaeth yn bersonol;
- Manylion cyswllt rhanddeiliaid ac aelodau'r cyhoedd sy'n dewis ymgysylltu â'r Senedd neu dderbyn diweddariadau am wahanol weithgareddau, a'r wybodaeth y maent yn ei darparu er mwyn cymryd rhan mewn gweithgareddau ymgysylltu;
- Caiff delweddau a delweddau ffilm eu cymryd yn y Senedd neu yn nigwyddiadau'r Senedd at ddibenion ymgysylltu. Mae ymgysylltu â phobl Cymru yn bwysig iawn inni a bydd delweddau'n aml yn cael eu defnyddio ar ein sianeli cyfryngau cymdeithasol;
- Mae teledu cylch cyfyng yn weithredol ar draws ystadau'r Senedd. Mae'n hollbwysig fod y Senedd a'r rhai sy'n ymgysylltu â ni yn cael eu cadw'n ddiogel;
- Defnyddir data personol Aelodau o'r Senedd, Staff Cymorth yr Aelodau, a staff y Senedd (a darpar staff) at ddibenion cyflogaeth a gweinyddiaeth y Senedd;
- Senedd TV yw sianel ddarlledu ar-lein Senedd Cymru. Mae'r wefan yn cynnwys darllediadau byw ac archif o holl drafodion y Senedd a gynhelir yn gyhoeddus, yn cynnwys dadleuon y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd pwyllgor.
Ar ba seiliau cyfreithiol ydyn ni'n dibynnu o ran defnyddio'ch data personol?
Rhaid i'r Senedd fod â sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich gwybodaeth, a bydd pa sail sy'n weithredol yn dibynnu ar y gweithgaredd neu'r amgylchiad lle'r ydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth. Disgrifir nifer o'r gweithgareddau hyn isod a bydd hysbysiadau preifatrwydd pellach ar wahân yn cyfleu'r sail gyfreithiol briodol yr ydym yn dibynnu arni, ond, yn gryno:
Mae llawer o'n gweithgareddau'n ymwneud â'r swyddogaeth swyddogol fel Senedd Cymru. Y sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i ddefnyddio data personol yn yr achosion hyn yn aml yw'r seiliau a elwir yn 'dasg gyhoeddus'. Mae'r sail hon yn weithredol lle "mae'r prosesu yn angenrheidiol er mwyn ichi gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer eich swyddogaethau swyddogol, a bod i'r dasg neu'r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith".
Eich hawliau
Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi. Mae'r hawliau sy'n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch data personol. Ni fydd yr hawliau hynny yn berthnasol ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.
I grynhoi, yr hawliau yw:
- Yr hawl i gael gwybod
- Hawl mynediad
- Yr hawl i gywiro
- Yr hawl i ddileu:
- Yr hawl i gyfyngu ar brosesu
- Yr hawl i gludadwyedd data
- Yr hawl i wrthwynebu
- Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio.
Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, anfonwch e-bost at Ceisiadau-gwybodaeth@senedd.cymru
Mae rhagor o fanylion am eich hawliau ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth https://ico.org.uk/for-the-public/
Sut bydd eich data personol yn cael ei storio
Fel arfer, cedwir gwybodaeth ar ein seilwaith TGCh diogel sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael ei drin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd.
Weithiau rydym yn defnyddio pecynnau trydydd parti fel Survey Monkey, Mail Chimp, Dialogue, EventBrite. Lle mae hynny'n digwydd, bydd yr hysbysiad preifatrwydd perthnasol yn rhoi gwybod ichi am: unrhyw drosglwyddiadau data y tu allan i Ewrop; y mesurau diogelu sydd ar waith i ddiogelu eich data; a bydd yn eich cyfeirio at wybodaeth a ddarperir gan y trydydd parti hwnnw ynghylch sut y bydd yn defnyddio'ch gwybodaeth.
Byddwn yn sicrhau bod mesurau rheoli diogelwch gweinyddol, technegol a chorfforol yn eu lle i ddiogelu gwybodaeth a lleihau'r risg bosibl y caiff gwybodaeth ei cholli neu'i defnyddio neu'i datgelu heb awdurdod. Mae crynodeb o'r mesurau rheoli technegol sydd yn eu lle yn cynnwys:
- Waliau tân terfyn ar waith ac yn cael eu diweddaru'n barhaus
- Swydd cymorth rhwydwaith wedi'i sefydlu gyda chyfrifoldeb penodol am seiber-ddiogelwch
- Rhybuddion ac adroddiadau awtomatig am ymosodiadau seiber
- Amddiffyniad rhan maleiswedd gyda chylch diweddaru rheolaidd ar waith ar gyfer pob system
- Dilysu aml-ffactor wedi'i alluogi ar gyfer gwasanaethau cwmwl
- Uwch-ddadansoddiadau bygythiadau wedi'u galluogi
- Prosesau canfod ymyrraeth
- Profion sganio a hacio rheolaidd i ganfod gwendidau
- Proses patsio ar waith o safbwynt diogelwch ar bob system
- Copïau wrth gefn rheolaidd
- Gwasanaethau diangen a chryf wedi'u llunio i amddiffyn rhag methiannau
Ymgynghoriadau
Mae sut y caiff eich data ei brosesu yn gallu dibynnu ar yr ymgynghoriad a chewch hysbysiad preifatrwydd sy'n gysylltiedig â'r ymgynghoriad penodol.
Digwyddiadau
Mae sut y caiff eich data ei brosesu yn gallu dibynnu ar y digwyddiad a'r ffordd y mae'n cael ei weinyddu a chewch hysbysiad preifatrwydd sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad penodol.
Lluniau
Rydym yn aml yn cymryd lluniau a ffilmiau ("delweddau") yn ystod digwyddiadau'r Senedd (ar ac oddi ar yr ystâd). Defnyddir delweddau i'r diben o hyrwyddo gwaith y Senedd ac i ymgysylltu â phobl Cymru. Rydym o'r farn fod y dasg hon yn hanfodol i gyflawni nodau strategol y sefydliad, fel y nodir yn Strategaeth Comisiwn y Senedd 2016 - 2021.
Gall delweddau a gymerir mewn digwyddiadau gael eu cyhoeddi ar ein llwyfannau cyfryngau cymdeithasol, ein gwefan neu mewn deunydd printiedig a digidol. Gall y Senedd gadw delweddau am gyfnod amhenodol. Bydd unrhyw luniau a gyhoeddir gennym yn y parth cyhoeddus yn aros yno. Gallai delweddau a cherddoriaeth a gedwir gennym gael eu defnyddio, heb gyd-destun y digwyddiad a ffotograffwyd neu a ffilmiwyd, i hyrwyddo gwaith y Senedd ac i ymgysylltu â phobl Cymru.
Os nad ydych am ymddangos ar gyfryngau o'r fath, cysylltwch ag aelod o'r staff - contact@senedd.cymru
Teledu Cylch Cyfyng
Mae teledu cylch cyfyng yn weithredol gennym ar draws Ystadau'r Senedd er mwyn: hwyluso diogelwch gweithwyr, contractwyr, ymwelwyr ac aelodau'r cyhoedd; amddiffyn adeiladau'r Senedd a'u gwneud yn ddiogel, i atal, canfod a nodi gweithgarwch troseddol neu gamymddygiad; darganfod ac erlyn troseddwyr; ac ar gyfer ymchwiliadau. Mae teledu cylch cyfyng ar waith ar safleoedd y Senedd, meysydd parcio ac ardaloedd Senedd). Caiff delweddau eu cadw fel mater o drefn am 31 diwrnod ar y mwyaf. Mae mynediad i'n SMS (system rheoli diogelwch), yn cynnwys ein teledu cylch cyfyng, yn cael ei reoli'n gadarn a dim ond i staff sydd wedi cael hyfforddiant priodol, sydd wedi'u fetio a'u hawdurdodi, y caniateir mynediad. Caiff y defnydd o'r system teledu cylch cyfyng ei lywodraethu gan bolisi teledu cylch cyfyng a chanllawiau defnyddiwr.
Cwestiynau cyffredinol
Bydd ymholiadau ac unrhyw ohebiaeth ddigymell at y Senedd yn cael eu rhannu gyda staff y Senedd mewn meysydd gwasanaeth perthnasol i'w symud ymlaen. Ni chaiff eich manylion cyswllt eu defnyddio at unrhyw ddiben heblaw am ddelio â'ch ymholiad, a byddant yn cael eu cadw i'r dibenion hynny.
Os byddwch yn cysylltu â ni i ofyn am wybodaeth, efallai y bydd yn rhaid inni gysylltu ag eraill i gael y wybodaeth honno. Os na all Senedd ateb eich ymholiad, byddwn yn cysylltu â chi ac yn anfon yr ymholiad at y sefydliad perthnasol, os ydych am inni wneud hynny. Unwaith y byddwn wedi ymateb ichi, efallai y byddwn yn cadw cofnod o'r ohebiaeth at ddibenion archwilio.
Ymgeiswyr am swyddi
Bydd hysbysiad preifatrwydd llawn ar gael drwy ffurflenni recriwtio ac ar ein gwefan dros yr wythnosau nesaf.
Staff a Staff Cymorth yr Aelodau
Bydd hysbysiadau mewnol sy'n disgrifio sut y bydd eich data yn cael ei ddefnyddio ar gael dros y misoedd nesaf.
Gwefan
Os byddwch yn cysylltu â ni drwy'r wefan at ddibenion cofrestru, tanysgrifiadau e-bost, a gweithgareddau ymgysylltu eraill, dim ond at y dibenion hynny y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.
Darnau o ddata yw cwcis sy'n cael eu creu yn aml pan fyddwch yn defnyddio gwefan, a chânt eu storio yn y cyfeiriadur cwcis ar eich cyfrifiadur chi. Polisi cwcis
Mae ffeiliau log yn caniatáu inni gofnodi'r defnydd a wneir o'r safle gan ymwelwyr. Nid yw ffeiliau log yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol na gwybodaeth am y gwefannau eraill rydych wedi'u defnyddio.
Beth fydd yn digwydd pan fyddaf yn cysylltu â safle arall?
Nid yw'r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol i wefannau eraill y mae dolen iddynt o'r wefan hon. Mae gwefan Senedd Cymru yn cynnwys dolennau i wefannau eraill – gwefannau adrannau'r llywodraeth a sefydliadau eraill. Dim ond i wefan y Senedd y mae'r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol, felly dylech bob amser sylweddoli eich bod yn symud i safle arall a byddem yn eich annog i ddarllen polisïau preifatrwydd y gwefannau eraill yr ydych yn ymweld â nhw.
Ap Senedd Cymru
Mae ap y Senedd yn rhoi gwybod ichi am Aelodau o'r Senedd a gwaith y Senedd; beth a gaiff ei drafod yr wythnos hon yn y Cyfarfodydd Llawn; sut mae ymweld ag adeilad y Senedd ym Mae Caerdydd a mynd i Gyfarfod Llawn; a sut y gallwch gael gwybodaeth am y datblygiadau diweddaraf drwy ein sianelau cyfryngau cymdeithasol.
Mae fersiynau Cymraeg a Saesneg ap y Senedd bellach yn fyw ac ar gael i'w lawrlwytho ar ddyfeisiadau Windows ac Android.
Android: Saesneg | Cymraeg
Ffôn Windows: Saesneg | Cymraeg
Darperir yr ap hwn gan AppsMachine. Mae AppsMachine yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth ddienw am ddefnyddwyr, at ddibenion dadansoddol ac i sicrhau bod yr ap yn gweithio'n iawn. Mae hyn yn cynnwys y math o ffôn, y system weithredu, eglurder y sgrin, gwlad, iaith, IP, a lleoliad diwethaf y defnyddiwr (fodd bynnag, nid oes rhaid ichi ddarparu lleoliad), a sut y mae'n defnyddio'r ap. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am sut mae AppsMachine yn defnyddio'r wybodaeth a gesglir yn y modd hwn ar ei wefan.
Rhannu data personol
Efallai y bydd angen i'r Senedd rannu eich manylion personol gyda phobl eraill am resymau cyfreithiol, er enghraifft llysoedd ac asiantaethau gorfodi'r gyfraith. Efallai y bydd y Senedd hefyd yn ei rhannu gyda'i gynghorwyr proffesiynol, archwilwyr, yswirwyr a'i ddarparwyr gwasanaethau eraill. Bydd hysbysiadau preifatrwydd yn disgrifio unrhyw achosion pellach o rannu data.
Ceisiadau i weld gwybodaeth a wneir i'r Comisiwn
Os bydd rhywun yn gofyn am wybodaeth o dan y ddeddfwriaeth hawl i wybodaeth, efallai y bydd yn rhaid inni roi'r holl wybodaeth neu ran o'r wybodaeth rydych chi wedi'i rhoi inni. Gallai hynny gynnwys gwybodaeth a ddilëwyd yn flaenorol gan y Senedd at ddibenion cyhoeddi. Dim ond os yw'n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.