Hydref 2020
Comisiwn y Senedd a’r Aelod o’r Senedd sy’n cofnodi eich gwybodaeth yw’r rheolwyr data ar y cyd ar gyfer y wybodaeth rydych chi'n ei darparu, a byddant yn sicrhau ei bod yn cael ei gwarchod a'i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut y bydd Comisiwn y Senedd yn defnyddio eich gwybodaeth.
Ein Manylion Cyswllt
Dylid anfon ymholiadau am y ffordd y bydd Comisiwn y Senedd yn defnyddio eich gwybodaeth at y Swyddog Diogelu Data:
0300 200 6565
Beth yw’r data?
Gofynnir i hyrwyddwyr cymunedol ddarparu gwybodaeth i’w Haelod o’r Senedd Etholaethol neu Ranbarthol, gan gynnwys:
- eich portreadau ar ffurf ffotograff;
- eich enw a'ch manylion cyswllt;
- eich enwau cyfryngau cymdeithasol;
- enwau’r sefydliadau rydych yn gysylltiedig â nhw;
- eich lleoliad, neu leoliad y llun;
- testun bywgraffyddol yn rhoi'r ffotograff yn ei gyd-destun;
- unrhyw wybodaeth arall rydych yn dewis ei darparu.
Pam ydym yn eu casglu?
Mae’r wybodaeth hon yn cael ei chasglu ar gyfer oriel bortreadau ar-lein yn arddangos hyrwyddwyr cymunedol o bob rhan o Gymru fel rhan o nod allweddol Comisiwn y Senedd i ymgysylltu â holl bobl Cymru. Mae’r oriel ar-lein yn rhan o'r rhaglen o ddigwyddiadau rhithwir a gynhelir gan y Senedd yr hydref hwn. Mae posibilrwydd y gall yr oriel fod yn rhan o arddangosfa gorfforol yn y dyfodol.
Byddwn yn defnyddio'ch manylion cyswllt er mwyn cysylltu â chi ynghylch unrhyw waith ymgysylltu yr ydym yn ei wneud yn y dyfodol sy'n gysylltiedig â'r Oriel o Hyrwyddwyr Cymunedol.
Pwy sy’n casglu’r data?
Bydd yr hyrwyddwyr cymunedol yn darparu’r wybodaeth hon yn uniongyrchol i’w Haelodau o’r Senedd Etholaethol neu Ranbarthol drwy e-bost.
Bydd Aelodau o’r Senedd neu eu staff yn ysgrifennu darn o destun i gefnogi’r cais, a byddant yn cyflwyno’r holl wybodaeth i Gomisiwn y Senedd drwy ffurflen ar-lein. Bydd staff yng Ngwasanaethau Ymwelwyr a Lleoliadau Seneddol y Senedd yn casglu’r wybodaeth ynghyd a'i pharatoi ar gyfer yr oriel ar-lein. Bydd staff y Comisiwn yn golygu'r wybodaeth ategol at ddibenion arddull yn unig, neu os bydd unrhyw ran o'r wybodaeth yn cael ei hystyried yn amhriodol i'w chyhoeddi.
A fydd y data yn cael eu rhannu neu eu cyhoeddi?
Bydd y portreadau, yr enwau, y lleoliad a’r testun bywgraffyddol:
- yn cael eu harddangos fel negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol ar y cyfrif Ymweld â'r Senedd a chyfrifon cyfryngau cymdeithasol eraill y Senedd (cyfrif Instagram y Senedd, cyfrif Facebook y Senedd, cyfrif Twitter y Pierhead) ym mis Tachwedd a Rhagfyr 2020;
- yn cael eu rhoi ar wefan y Senedd; ac
- yn cael eu defnyddio ar gyfer gweithgareddau hyrwyddo a chyhoeddusrwydd (fel datganiadau i'r wasg) sy'n gysylltiedig â'r arddangosfa.
Byddwch yn ymwybodol o natur gyhoeddus y wybodaeth rydych yn ei darparu. Pan fydd yn cael ei chyhoeddi, bydd yn aros yno a bydd ar gael yn eang i’r cyhoedd.
Efallai y byddwn yn defnyddio'r ffotograffau fel rhan o arddangosfa gorfforol yn y dyfodol ond byddwn yn cysylltu â chi cyn unrhyw arddangosfa o'r fath i roi gwybod i chi.
Efallai y bydd y Senedd yn cael ceisiadau gan sefydliadau cyfryngau trydydd parti a allai fod eisiau cysylltu â chi ynglŷn â’ch rhan yn Oriel yr Hyrwyddwyr Cymunedol. Yn yr achosion hyn, byddwn yn cysylltu â chi yn gyntaf i ofyn am eich caniatâd cyn rhannu unrhyw wybodaeth.
Ble y bydd y data yn cael eu storio?
Bydd Comisiwn y Senedd yn storio eich gwybodaeth yn ddiogel ar ein systemau TGCh. Mae ein system TGCh yn cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i'r AEE yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd. I gael rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio'ch gwybodaeth, gallwch ddarllen eu datganiad preifatrwydd yma.
Am ba mor hir y caiff y data eu storio?
Bydd Comisiwn y Senedd yn cadw eich gwybodaeth ar ein systemau mewnol am ddwy flynedd. Dylech fod yn ymwybodol, pan fydd eich gwybodaeth yn cael ei chyhoeddi ar ein gwefan ac ar y cyfryngau cymdeithasol, bydd yn parhau i fod ar gael i’r cyhoedd. Mae ciplun digidol o wefan y Senedd yn cael ei gymryd o bryd i'w gilydd gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru i'w gadw’n gyhoeddus yn barhaol.
Sut y cânt eu dinistrio?
Bydd gwybodaeth yn cael ei dileu yn ddiogel o'n systemau mewnol ar ôl dwy flynedd. Bydd gwybodaeth sy’n cael ei chyhoeddi ar ein gwefan ac ar y cyfryngau cymdeithasol yn aros yno.
Ein seiliau cyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio’ch gwybodaeth bersonol
Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu’r data personol a ddarperir gennych yn yr arolwg hwn, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol canlynol:
Mae’r gwaith prosesu’n angenrheidiol er mwyn cwblhau tasg a wneir er budd y cyhoedd
Mae Comisiwn y Senedd yn cyflawni swyddogaethau cyhoeddus yn ei rôl yn cefnogi’r Senedd a’i Haelodau. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod y Senedd, ac felly Aelodau o’r Senedd, yn cael y gwasanaethau sydd ei hangen arni i gyflawni ei dibenion, yn unol ag adran 27(5) o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.
Ar ben hynny, mae gan Gomisiwn y Senedd rôl bwysig yn hyrwyddo gwaith y Senedd ac yn ymgysylltu â phobl Cymru. Mae hyn yn cynnwys ymgysylltu ledled Cymru. Mae’r pandemig COVID-19 wedi gorfodi’r Comisiwn i fod yn greadigol o ran sut mae’n ymgysylltu â phobl Cymru, gan gynnwys ymgysylltu ar-lein. Fodd bynnag, mae hefyd wedi rhoi cyfle i'r Comisiwn, ar y cyd â’r Aelodau o’r Senedd sy’n cymryd rhan, hyrwyddo straeon y rhai sydd wedi gwneud ymdrechion rhyfeddol yn ystod y pandemig hwn. Rydym o'r farn bod angen prosesu'ch data personol er mwyn arddangos yr ymdrechion hyn ac, yn gysylltiedig â hyn, darparu ffordd effeithiol o dynnu sylw pobl Cymru at waith y Senedd.
Felly, mae gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu ar y sail ei bod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd yn unol ag Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).
Rydych wedi rhoi cydsyniad i ni brosesu eich data personol at ddiben penodol.
Efallai y byddwn yn cael ceisiadau am eich manylion cyswllt gan sefydliadau cyfryngau trydydd parti a allai fod eisiau cysylltu â chi ynglŷn â’ch stori. Ni fyddwn yn datgelu eich manylion cyswllt i sefydliadau cyfryngau trydydd parti heb ofyn eich caniatâd yn gyntaf.
Data personol categori arbennig
Efallai y byddwn yn prosesu data personol categori arbennig fel rhan o’r gwaith hwn os byddwch yn dewis eu darparu. Diffinnir data personol categori arbennig fel data sy’n cynnwys data sy’n datgelu hil neu darddiad ethnig, credoau crefyddol neu athronyddol, cyfeiriadedd rhywiol a data sy’n ymwneud ag iechyd, ymysg pethau eraill, ac efallai y byddant wedi’u cynnwys yn y llun a’r wybodaeth ysgrifenedig rydych yn eu darparu. Nid oes gorfodaeth arnoch i ddarparu data personol categori arbennig.
Bydd data categori arbennig yn cael eu prosesu ar y sail bod hynny’n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd (fel y darperir yn unol ag Erthygl 9(2)(g) o GDPR, a ddarllenir ar y cyd â pharagraff 6 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018).
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n gymwys ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.
Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau yn 'gais gwrthrych am wybodaeth'.
Hefyd, mae gennych hawl i wneud cais gennym ni:
- bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran eich gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
- ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a
- bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu gwyno am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy un o’r dulliau a ddangosir uchod.
Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn
Os bydd cais am wybodaeth yn cael ei wneud o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, efallai y bydd angen datgelu'r cyfan neu ran o'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Sut i gwyno
Gallwch gwyno i'r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anhapus â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Gellir gweld y manylion cyswllt uchod. Os byddwch, yn dilyn cwyn, yn parhau i fod yn anfodlon â'n hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113