Mae'r wybodaeth ar y dudalen hon yn esbonio sut y mae Comisiwn Senedd Cymru (“y Comisiwn”) yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n gwneud cais am swydd gyda ni. At hynny, mae’n disgrifio pa mor hir y cedwir y wybodaeth honno, a phryd y byddwn yn ei rhannu â sefydliadau eraill.
Pa wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu?
Caiff y wybodaeth y gofynnwn amdani ei defnyddio i’n galluogi i ystyried a ydych yn addas ar gyfer swydd wag sydd wedi'i hysbysebu, neu gyfle profiad gwaith. Does dim rhaid i chi roi’r hyn rydym yn gofyn amdani, ond gallai effeithio ar ein gallu i brosesu'ch cais, asesu a ydych yn addas ar gyfer swydd a chynnig swydd i chi, os na wnewch chi hynny.
Gwybodaeth a brosesir wrth wneud cais
Mae Data Personol a brosesir yn cynnwys eich teitl, enw, cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, addysg, cymwysterau, hanes a sgiliau cyflogaeth, geirdaon cyflogaeth ac atebion i gwestiynau rydym wedi'u pennu fel bod yn berthnasol i'r rôl, ac unrhyw wybodaeth bersonol arall y gallech fod wedi’i rhoi ar eich ffurflen gais.
Mae cyfraith diogelu data yn cydnabod rhai "categorïau arbennig" o wybodaeth. Cânt eu diffinio fel gwybodaeth sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, gwybodaeth genetig a biometrig i adnabod person, gwybodaeth am iechyd, a gwybodaeth am fywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person.
Mae’r rhain yn cael eu hystyried yn gategorïau hynod sensitif a rhoddir gwarchodaeth arbennig iddynt. Dyna’r achos hefyd o ran gwybodaeth sy'n ymwneud â throseddau neu gollfarnau.
Gofynnir hefyd am gategorïau arbennig o ddata yn ystod y cam gwneud cais, ar gyfer monitro cyfle cyfartal a thriniaeth gyfartal, a allai gynnwys eich rhyw, ethnigrwydd, cenedligrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd, crefydd / cred.
Rydym yn defnyddio unrhyw ddatganiad o anabledd i'n galluogi i asesu a gwneud addasiadau rhesymol i'r broses recriwtio pe bai'r ymgeisydd yn gofyn amdanynt.
Pam ein bod yn casglu'r wybodaeth hon
Caiff data personol eu casglu a’u defnyddio i hwyluso proses recriwtio staff y Comisiwn ac er mwyn cyflawni ein dyletswyddau i gyhoeddi data monitro amrywiaeth, fel rhan o ddyletswyddau sector cyhoeddus Deddf Cydraddoldeb 2010 (caiff y data hyn eu cyhoeddi’n ddienw).
Does dim rhaid cwblhau'r ffurflen wybodaeth am amrywiaeth, ond rydym yn annog ymgeiswyr i roi’r wybodaeth hon er mwyn ein cynorthwyo gyda'n cyfrifoldebau monitro.
Os byddwch yn rhoi eich gwybodaeth am amrywiaeth, bydd yn cael ei thrin yn gyfrinachol ac yn cael ei chadw ar wahân, ac ni fydd y panel recriwtio yn ei gweld. Ni fydd unrhyw unigolyn yn cael ei adnabod fel rhan o'r broses hon.
Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol
Bydd y Comisiwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i wneud y canlynol:
- Gwerthuso eich cais ac asesu a ydych yn addas ar gyfer y rôl o dan sylw;
- Penderfynu a ddylid eich dewis i gael eich cyfweld, ac i gael eich penodi;
- Cynnal proses sgrinio perthnasol cyn dechrau’r gyflogaeth (e.e. cynnal gwiriadau o gofnodion troseddol/Fetio Diogelwch Cenedlaethol; gwirio'ch cyfeiriad, cymwysterau academaidd a'ch profiad gwaith);
- Adolygu ac archwilio'r broses recriwtio a'i chanlyniadau;
- Cynnal gweithgareddau monitro amrywiaeth.
Gwybodaeth a brosesir yn ystod y cam cyfweld
Os cewch eich gwahodd i gyfweliad, gofynnwn i chi ddarparu'r eitemau canlynol:
- Trwydded Yrru ddilys / Pasbort dilys
- Ffurflen Datganiad Cofnod Troseddol wedi'i chwblhau
Mae'r ffurflen Datganiad Cofnod Troseddol yn cynnwys ei Hysbysiad Preifatrwydd ei hun o ran sut mae'r swyddfa Fetio yn defnyddio'r wybodaeth a roddir;
- Gallai hynny gynnwys cael gwybodaeth am gollfarnau troseddol, rhybuddion neu droseddau eraill a gyflawnwyd, p'un a ydynt yn y gorffennol, yn gyfredol neu'n yr arfaeth;
- Mae'r ffurflen Datganiad Cofnod Troseddol yn cynnwys gwybodaeth bersonol a gedwir yn unol â'r amserlen ar gyfer cadw gwybodaeth, a amlinellir yn y Polisi Fetio;
- Pasbort neu Fisa i gadarnhau cymhwystra i weithio yn y DU.
Teledu Cylch Cyfyng
Os cewch eich gwahodd i gyfweliad, sylwer bod gennym deledu cylch cyfyng ar y safle. Mae delweddau'n cael eu monitro a gellir eu recordio at ddibenion atal troseddau a diogelwch y cyhoedd. Caiff y cynllun hwn ei reoli gan: y Senedd – i gael rhagor o wybodaeth ffoniwch 0300 200 6555.
Gwybodaeth wedi'i Phrosesu wrth y cam cyn-gyflogaeth
Os byddwch yn llwyddiannus yn y cyfweliad, byddwn hefyd yn gofyn ichi ddarparu’r canlynol:
- Manylion cyswllt canolwyr;
- Holiadur iechyd galwedigaethol wedi’i lenwi er mwyn pennu eich addasrwydd i weithio;
- Manylion banc;
- Manylion cyswllt mewn argyfwng;
- Manylion unrhyw aelodaeth o Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil.
Ffynonellau Data
Bydd y wybodaeth a gasglwn yn cael ei darparu'n uniongyrchol gennych chi [neu gan asiantaeth recriwtio, weithiau].
Os byddwch yn llwyddiannus mewn cyfweliad byddwn yn casglu gwybodaeth gan drydydd partïon, gan gynnwys eich canolwyr, [darparwr addysg], [y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd].
Rhestr bostio a Banc CV
Os byddwch yn cysylltu â'r comisiwn i holi am swyddi gwag neu i gyflwyno CV: byddwn yn cysylltu â chi i ofyn ichi gydsynio i ni ddal eich manylion am 12 mis yn unol â'r hysbysiad preifatrwydd hwn, ac i ofyn a hoffech chi gael gwybod am unrhyw swyddi gwag sydd ar ddod. Byddwn yn cysylltu â chi eto mewn deuddeg mis i weld a ydych yn cydsynio i ni gadw eich manylion ar ffeil am flwyddyn arall.
Rhannu gwybodaeth bersonol
Efallai y byddwn yn defnyddio asiantaethau recriwtio, gan ddibynnu ar y rôl. Bydd gwybodaeth yn cael ei chadw ganddyn nhw am 12 mis ar ôl eich penodi. Bydd yr asiantaeth a benodwyd yn darparu manylion eu rhybudd preifatrwydd priodol. Os byddwch yn llwyddiannus yn y cyfweliad, bydd eich data yn cael eu prosesu fel y nodir uchod.
Mae gennym Wasanaeth Iechyd Galwedigaethol Annibynnol a all rannu gwybodaeth bersonol â ni o ran asesu eich addasrwydd i weithio a / neu unrhyw argymhellion ar gyfer addasiadau rhesymol. Ceir rhagor o wybodaeth am y gwasanaeth hwn yn www.insynchealth.co.uk.
Bydd peth o'ch gwybodaeth bersonol hefyd yn cael ei chyfnewid â thrydydd partïon lle mae angen cynnal proses sgrinio cyn cyflogaeth e.e. Fetio Diogelwch Cenedlaethol y DU a / neu gael geirdaon gan gyflogwyr blaenorol, geirdaon personol ac addysg, gwiriadau cymwysterau / proffesiynol.
Heblaw am yr hyn a nodir uchod, dim ond personél awdurdodedig y Comisiwn (h.y. rheolwyr penodi a’r adran Adnoddau Dynol), sy’n ymwneud yn uniongyrchol â rheoli a gweinyddu'r broses recriwtio – ac sydd ag angen busnes i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol – fydd yn cael mynediad at eich gwybodaeth ac yn ei phrosesu.
At hynny, gall y Comisiwn ddatgelu gwybodaeth ymgeisydd i drydydd partïon eraill, er enghraifft, er mwyn pennu neu amddiffyn hawliau cyfreithiol y Comisiwn, neu mewn achos o argyfwng lle mae iechyd neu ddiogelwch personol ymgeisydd mewn perygl.
Caiff rhywfaint o wybodaeth ei chadw ar rwydwaith TGCh y Comisiwn, sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i'r AEE wedi'i gwmpasu gan gymalau contract sy'n golygu y bydd Microsoft yn sicrhau y caiff data personol eu trin yn unol â deddfwriaeth Ewropeaidd.
Am faint o amser y caiff eich gwybodaeth ei chadw
Bydd manylion personol ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael eu cadw am 12 mis, yn unol ag amserlen cadw gwybodaeth y Comisiwn. Bydd dogfennau'n cael eu dinistrio yn unol â'n hamserlen ar gyfer dinistrio.
Bydd manylion personol ymgeiswyr llwyddiannus yn cael eu cadw trwy gydol eu cyflogaeth, a'u cadw am 100 mlynedd ar ôl i’w cyflogaeth ddod i ben.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol
Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Dyma nhw:
- Pan fyddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus. Un o swyddogaethau allweddol y Comisiwn yw darparu'r staff a'r gwasanaethau sydd eu hangen ar y Senedd at ei dibenion a'i gwaith. Enghraifft o hynny yw'r gwaith prosesu a wneir er mwyn asesu pa ymgeisydd yw’r un mwyaf addas ar gyfer swydd benodol;
- Pan mae angen cynnal y gwaith prosesu er mwyn cymryd camau i ymrwymo i gontract gyda chi. Enghraifft o hynny yw cysylltu â’r canolwyr a ddewiswyd gennych;
- Pan mae dyletswydd arnom yn ôl y Gyfraith i brosesu’ch gwybodaeth bersonol. Enghraifft o hynny yw pan mae angen i ni wneud addasiadau rhesymol i alluogi ymgeisydd i gymryd rhan yn y broses recriwtio;
- Pan fyddwn yn prosesu'ch gwybodaeth er mwyn amddiffyn eich buddiannau hanfodol. Enghraifft o hynny fyddai pe byddem yn rhannu gwybodaeth am eich iechyd pe bai argyfwng meddygol yn digwydd tra'ch bod ar y safle;
- Weithiau byddwn yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar sail eich cytundeb. Caiff hynny ei alw’n ‘gydsyniad’. Byddwn yn rhoi gwybod i chi ar bob adeg pan fydd hyn yn digwydd. Enghraifft o hynny yw pan fyddwn yn cadw manylion ymgeiswyr aflwyddiannus am gyfnod penodol er mwyn rhoi gwybod iddyn nhw am swyddi addas yn y dyfodol.
At hynny, byddwn yn prosesu data categori arbennig fel rhan o'r broses recriwtio. Efallai y byddwn hefyd yn prosesu data sy'n ymwneud â chollfarnau neu droseddau. Byddwn ond yn casglu ac yn defnyddio'r categorïau hyn o wybodaeth pan:
- fyddwn ni’n ei ystyried yn angenrheidiol ac er budd sylweddol y cyhoedd i wneud hynny;
- fyddwn ni’n ei ystyried yn angenrheidiol er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau yn unol â chyfraith cyflogaeth; neu
- fyddwch chi wedi cydsynio’n ddiamheuol i ni wneud hynny.
Eich hawliau
Fel testun y data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny yn berthnasol ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau ai dyna yw’r achos pan fyddwch yn gwneud cais.
Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau'n ‘gais am fynediad at ddata gan y testun’.
At hynny, mae gennych yr hawl i ofyn y canlynol oddi wrthym ni:
- bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (sylwer ei bod yn ofynnol i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau i'ch gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn amgylchiadau penodol);
- ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn amgylchiadau penodol; a
- bod eich gwybodaeth yn cael ei rhoi i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn amgylchiadau penodol).
Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu gwyno am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy un o’r dulliau a ddangosir isod.
Os byddwch yn anfodlon â’r modd y byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol neu os byddwch am gwyno am y modd y gwnaethom ymdrin â’ch cais, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data a byddwn yn ceisio datrys unrhyw broblemau sydd gennych.
At hynny, gallwch gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn credu nad ydym wedi defnyddio eich gwybodaeth yn unol â’r gyfraith. Mae manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar gael ar ei gwefan.
Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn
Mae'r Senedd yn atebol i ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth. Os bydd cais am wybodaeth yn cael ei gyflwyno o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r wybodaeth a gawsom gennych yn llawn neu’n rhannol. Gallai hynny gynnwys gwybodaeth a ddilëwyd gennym yn y gorffennol at ddibenion cyhoeddi. Byddwn ond yn gwneud hynny os yw’n ofynnol yn ôl y Gyfraith.
Newidiadau i'n datganiad preifatrwydd
Byddwn yn adolygu'r datganiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y wefan hon. Gellir cael copïau papur o'r datganiad preifatrwydd hefyd gan ddefnyddio'r wybodaeth gyswllt isod. Cafodd y datganiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru ddiwethaf ar 07 Ebrill 2020
Pwy ydym ni
Comisiwn y Senedd yw rheolydd data’r wybodaeth rydych yn ei darparu, a bydd yn sicrhau bod y wybodaeth hon yn cael ei diogelu a'i defnyddio’n unol â deddfwriaeth diogelu data.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am y ffordd rydym yn prosesu data personol, neu sut i arfer eich hawliau, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data drwy un o’r dulliau isod:
diogelu.data@senedd.cymru
Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN
0300 200 6494.