Sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio
Comisiwn y Senedd (y Comisiwn) yw rheolwr data'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu, a bydd yn sicrhau ei bod yn cael ei gwarchod a'i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Ein Manylion Cyswllt
Dylid anfon ymholiadau am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym, neu am sut i arfer eich hawliau, at y Swyddog Diogelu Data:
Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN
diogelu.data@senedd.cymru
0300 200 6565
Pa wybodaeth yr ydym yn ei chasglu?
Ar gyfer tystion allanol:
Enw'r hawlydd, Sefydliad, cyfeiriad, cod post, codau post neu fanylion eraill y cyfeiriadau yr ydych chi'n teithio iddynt ac ohonynt (sef y rhai a roddir gennych yn y ffurflen hawlio) a llofnod. Cynnwys unrhyw dderbynebau a geir.
Ffurflen yr Aelodau:
Enw’r Aelod, codau post neu fanylion eraill y cyfeiriadau rydych chi'n teithio iddynt ac ohonynt (sef y rhai a roddir gennych yn y ffurflen hawlio), cyfeiriad e-bost a llofnod.
Pam rydym yn ei chasglu?
Defnyddir ffurflen y tystion allanol i gasglu data am unrhyw dystion sydd am hawlio treuliau yr aed iddynt o ganlyniad i’r tystion fod yn bresennol mewn cyfarfod Pwyllgor yn y Senedd. Mae angen casglu’r wybodaeth hon er mwyn i'r Comisiwn brosesu'r cais am dreuliau.
Defnyddir ffurflen hawlio’r Aelodau i gasglu data am Aelodau sydd am hawlio treuliau yr aed iddynt o ganlyniad i’r Aelodau gymryd rhan ym musnes Pwyllgor y Senedd. Mae angen casglu’r wybodaeth hon er mwyn i'r Comisiwn brosesu'r cais am dreuliau.
Pwy fydd yn gallu cael gafael ar y wybodaeth?
Tîm Clercio, Uned Gydlynu a Thîm Cyllid y Comisiwn a fydd yn cadw'r ffurflen. Mae'r broses a ddefnyddir hefyd yn cael ei hegluro ar y ffurflen hawlio treuliau a gyflwynir gennych - gweler yr adran “prosesu” i gael gweld pa dimau yn y Comisiwn a fydd yn gallu gweld y wybodaeth ar eich ffurflen. Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu ag unrhyw sefydliadau trydydd parti.
Ble bydd y wybodaeth yn cael ei chadw?
Bydd y wybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Bydd unrhyw drosglwyddiad data gan Microsoft y tu allan i'r DU a’r Ardal Economaidd Ewropeaidd yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth diogelu data berthnasol. Am ragor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio'ch gwybodaeth, darllenwch ei bolisi preifatrwydd yma.
Am ba hyd y cedwir y wybodaeth?
Bydd gohebiaeth rhwng y tîm clercio perthnasol a'r tystion neu'r Aelodau yn cael ei chadw am weddill y Senedd benodol honno.
Bydd y ffurflenni a anfonir gan y tîm clercio at yr Uned Cydlynu ar gyfer eu prosesu yn cael eu cadw am 7 mlynedd.
Sut y byddwn yn cael gwared ar y wybodaeth?
Yn unol â'n hamserlenni ar gyfer cadw gwybodaeth ariannol, byddwn yn cadw'r ffurflen hon am 7 mlynedd, ac wedi hynny bydd yn cael ei dileu yn ddiogel trwy broses law.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol
Mae deddfwriaeth diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu'r data personol a ddarperir gennych yn y ffurflenni ac yn ogystal â hwy, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:
Mae angen prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae'r hawliau sy'n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n gymwys ym mhob achos, a bydd y Comisiwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch chi'n gwneud cais.
Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau yn 'gais gwrthrych am wybodaeth'.
Hefyd, mae gennych hawl i wneud cais gennym ni:
- bod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro (nodwch fod gofyn i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran eich gwybodaeth bersonol);
- bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
- ein bod yn rhoi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; ac
- bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi neu drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau sydd gennych o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, gofyn cwestiwn neu gwyno am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy un o’r dulliau a ddangosir uchod.
Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Comisiwn
Mae’r Comisiwn yn atebol i ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth. Os gwneir cais am wybodaeth o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r wybodaeth a gawsom gennych yn llawn neu’n rhannol. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Sut i gwyno
Gallwch gwyno i'r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anhapus â sut yr ydym wedi defnyddio'ch data. Gellir gweld y manylion cyswllt uchod.
Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon â’n hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
Cyfeiriad yr ICO yw:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113
Newidiadau i'n hysbysiad preifatrwydd
Byddwn yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd. Gellir cael copïau papur o’r hysbysiad preifatrwydd hefyd gan y Swyddog Diogelu Data drwy’r wybodaeth gyswllt uchod. Cafodd yr datganiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru ddiwethaf ym mis Ebrill 2021.